Virtuelle Poststelle

Rechtsverbindliche E-Mails an den Kreis Wesel

Die Nutzung von E-Mail im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Mit dem Kreis Wesel kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden. Alle Organisationseinheiten und Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter der Kreisverwaltung sind über E-Mail direkt erreichbar.

Für eine formlose Kommunikation per E-Mail ist nachfolgende zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet:

Neu ist ab sofort, dass auch rechtsverbindliche E-Mails über die zentrale E Mail-Adresse

an den Kreis gesandt werden können.Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann in einer E-Mail durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die beim Kreis Wesel eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Des weiteren können die Nachrichten an die Kreisverwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Um die technischen Neuerungen umsetzen zu können, hat der Kreis Wesel eine Virtuelle Poststelle, kurz: VPS, eingerichtet.

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gem. § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung des Kreises Wesel für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Kreisverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet.

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) des Kreises Wesel elektronisch an die Kreisverwaltung gesandt werden. Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die „qualifizierte elektronische Signatur" ersetzt.

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 15 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens des Kreises Wesel unterstützt.

  • S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "Öffentlichen Schlüssel". Dieser steht am Ende der Seite zum Download bereit.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Kreisverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss. Der Kreis Wesel kann zur Zeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

  • S-Trust
  • DATEV eG
  • D-Trust
  • TeleSec
  • TC TrustCenter

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie -wie bisher-auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen und -projekten abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle bzw. in geeigneter Weise informiert.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Kreisverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

  • Adobe Acrobat bis Version 11 (.pdf)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Textdateien im Format ASC II(.txt)
  • Microsoft Word bis Version 2010 (.doc, .docx)
  • Microsoft Excel bis Version 2010 (.xls, .xlsx)
  • Microsoft Powerpoint bis Version 2010 (.ppt, .pps, pptx)
  • Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
  • Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Kreisverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.

Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit dem Kreis Wesel und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.

Kontakt

Fachdienst 16 IT, Kommunikation und E-Government
Büro: Wesel, Reeser Landstraße 31

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